Những lưu ý khi làm việc với người Nhật

Đất nước Nhật Bản luôn được coi là một thị trường khó tính. Là một đất nước đứng thứ 2 về kinh tế vì vậy việc đòi hỏi cao các nhu cầu là điều tất yếu.

Hiện nay, Nhật Bản đang là thị trường tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Bởi vậy, để nắm bắt được các đặc điểm của đối tác là một điều rất quan trọng.

Muốn giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác là người Nhật thì bạn nên cần lưu ý những điểm sau:

 Giữ chữ tín.

Đặc điểm nổi bật nhất khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín, giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Và đặc biệt hơn nữa, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa là khi các doanh nghiệp Việt Nam không thực hiện được lời hứa, thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.

Trao đổi thông tin

Việc đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù là công ty thương mại đơn thuần, đại đa số các trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.

Thời gian đặt hàng thử.

Số lượng nhỏ và kéo dài rất lâu. Đôi khi, sau vài đơn hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía Việt Nam không đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong việc giao tiếp kinh doanh, và dần dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.

 Tham gia hội chợ

Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là điều rất quan trọng, nó không chỉ giúp tìm kiếm khách hàng mới mà còn khẳng định tính thường xuyên, ổn định trong kinh doanh với khách hàng cũ.

Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ ở Nhật Bản thường rất tốn kém, chưa kể đến những mẫu mã hàng hóa lựa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với những khách hàng truyền thống của mình, để tránh các tình trạng vi phạm cam kết về mẫu mã trước đó 2 bên thỏa thuận.

Thái độ phục vụ

Trong khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng không được ăn, uống trước mặt khách hàng, cho dù là phía trước gian hàng chỉ thấy có khách đi qua, đi lại. Người phụ trách bán hàng phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật là niềm nở và cám ơn cho dù là vị khách đó chỉ nhìn vào gian hàng của mình rồi lại đi luôn.

Chăm sóc khách hàng

Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và họ rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng đối với người Nhật Bản. Và đặc biệt chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách không phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.

Văn hóa trao danh thiếp

Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay là hết danh thiếp trong khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt đối với khách hàng.

 Trực công ty

Người Nhật Bản sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công ty mà không có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực.

Ngôn ngữ giao tiếp

Người Nhật Bản rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Và hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng người nói được tiếng Anh rất ít.

Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn

Vì thế, khi đi làm việc với khách Nhật Bản, ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo để tránh bị muộn vì lý do tắc đường.

 Sau khi đã đàm phán hay thống nhất một vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm nhưng cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.

 Phong tục tặng quà lễ tết

Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này thì nên gửi đồ ăn; còn vào dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống.

Gửi thiệp chúc mừng

Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).

 Hàng hóa

Cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp lý tạo được sự lôi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với những thị trường khác, tại Nhật Bản đối với một số mặt hàng như là hàng quà tặng, thì chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn giá thành sản phẩm.